A la hora de enviar los pedidos de tu tienda online, es importante que tengas en cuenta que en los paquetes hay que incluir una determinada documentación: algunos de los documentos son más bien opcionales, mientras que otros son obligatorios.

¿Qué documentación debo incluir dentro del paquete?

Documento RMA

Este es un término que se utiliza comúnmente en el ámbito informático con diferentes propósitos. Son las siglas inglesas de Return Merchandise Authorization, que se puede traducir en español como “Autorización de Devolución de Mercancía” o como “Autorización de Devolución de Mercadería”.

Básicamente establece un procedimiento para que el cliente tenga la posibilidad de devolver el producto, lógicamente, con una garantía. Para que este tipo de devolución sea posible, necesitarás un código de referencia que tiene por objetivo agilizar todos los trámites.

El material que viene de RMA puede ser nuevo (en el caso de que el producto no tenga ningún tipo de reparación posible) o bien reparador (si el producto se puede arreglar, en cuyo caso recibe el nombre de “reacondicionado”.

El RMA se puede tramitar de dos maneras:

– La Ley de Garantías de España da dos años para que el cliente pueda solicitarla. La tienda online tendrá que ser la encargada de realizar todos los trámites para su solicitud.

– También se pueden solicitar el RMA directamente a la marca; esta es una buena idea, ya que, por ley, suelen ofrecer un tipo de garantía claramente superior al que nos da la tienda online (puede llegar a ser de unos cinco años o incluso más).

En cualquier caso, cuando nos referimos a todo lo relacionado con el RMA en el envío, estamos hablando de un tipo de servicio de posventa, es decir, que el material ya ha sido vendido, por lo que es crucial que el servicio sea lo más eficiente posible, ya que nunca se sabe el momento en el que se va a tener que recurrir a él.

Factura de compra

Lo cierto es que podemos encontrar una gran cantidad de formatos para una factura, pero a la hora de la verdad la legislación establece una serie de elementos que se consideran completamente imprescindibles, es decir, que tiene que haber sí o sí.

Lo primero, y una de las cosas más importantes, es el identificativo, que determinará si efectivamente es una factura, es decir, que en algún lugar de la misma debe poner FACTURA. Además, también hay que indicar tanto la fecha como el número de la misma (que debe de ser correlativo, es decir, que tiene que seguir la anterior).

Por otra parte, también se necesita la información básica del empresario que la emite, tales como el nombre, el NIF, la razón social…

Se deben incluir los datos económicos, como precio base, IVA, IRPF, recargo de equivalencia y lo que proceda.

Documentación comercial

La tienda online también debería incluir documentación del estilo flyers con descuentos o promociones, cupones u otras ideas para fidelizar, siendo una buena manera de extender la imagen de marca de la empresa.

Si acabas de abrir una tienda online, asegúrate de que esta documentación está incluida en los paquetes que envíes.